التغلب على تحديات نشر التوريد الإلكتروني: دليل مختصر لمسؤولي سياسات الشراء (CPOs).

بعد التعامل مع العديد من فرق المشتريات على مر السنين، والخوض في المناقشات التي تتجاوز مجرد الميزات والوظائف الخاصة بتقنيات التوريد الإلكتروني، ظهر موضوع سائد

1. مقاومة التغيير: كسب القلوب والعقول

واحدة من أهم التحديات في نشر تكنولوجيا المصادر الإلكترونية هي مقاومة التغيير بين الموظفين. ويمكن لمسؤولي السياسات العامة التخفيف من ذلك من خلال تعزيز ثقافة الابتكار والتعبير بوضوح عن فوائد التكنولوجيا.

• تعد المشاركة المبكرة والمشاركة في صنع القرار والتدريب الشامل أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق انتقال سلس. إن عرض قصص النجاح من المنظمات الأخرى يؤكد على النتائج الإيجابية لتبني التغيير التكنولوجي.

• اختر حلاً ليس قويًا فحسب، بل مرن أيضًا في التنفيذ، ونموذجي، ويتميز بواجهة سهلة الاستخدام وتجربة مستخدم.

• خذ تركيزًا عمليًا على سهولة الاستخدام؛ إن الحصول على الميزات المتقدمة لا معنى له إذا لم يستخدمها الفريق، مما يؤدي إلى إهدار الوقت والجهد والاستثمار. إن البناء على أسس قوية يمكن البناء عليها أكثر فعالية من الإفراط في الطموح والمخاطرة بالفشل في المراحل المبكرة.

• فكر في مستوى نضج فريقك؛ بالنسبة لمستخدمي الأداة لأول مرة، قم بإعطاء الأولوية لسهولة الاستخدام والتدريب المستمر على الوظائف المعقدة التي قد يكون من الصعب اعتمادها. يجب عليك البحث عن موفر حلول يمكنه مساعدة فريقك في التعامل مع مشاريع التوريد أو المزادات الأكثر تعقيدًا، إما بالتعاون معك أو بشكل مستقل.

2. التكامل مع الأنظمة الحالية: ضمان الانسجام في النظام البيئي التكنولوجي

يشكل دمج تكنولوجيا المصادر الإلكترونية الجديدة في الأنظمة الحالية تحديًا معقدًا. يجب أن يعمل CPOs بشكل وثيق مع أقسام تكنولوجيا المعلومات ومزود الخدمة لضمان عملية تكامل سلسة.

ومع ذلك، إذا كانت تكلفة التكامل ومخاطره وتعقيده هائلة، فلا تخف من التفكير في أداة مستقلة. في حين أن هذا النهج قد يؤدي إلى فقدان بعض الفوائد واحتمال الإدخال المزدوج لبعض البيانات، فإن العديد من الشركات تعتبره بديلاً أقل خطورة وتكلفة للتكامل مع الأنظمة القديمة المعقدة.

3. جودة البيانات وترحيلها: بناء أساس من البيانات الموثوقة

يعتمد نجاح أي نظام للمصادر الإلكترونية على جودة البيانات. يجب على CPOs معالجة جودة البيانات وتحديات الترحيل من خلال تنفيذ عمليات شاملة لتنقية البيانات والتحقق من صحتها. التأكيد على أهمية دقة البيانات واكتمالها أثناء مرحلة الترحيل لمنع حدوث مضاعفات في المستقبل. فكر في إشراك متخصصي البيانات أو التشاور مع مزود التكنولوجيا لضمان انتقال سلس ودقيق.

يصبح هذا أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص عند ترحيل بيانات الموردين وتحديثها أو تأهيل موردين جدد على منصة التوريد الإلكتروني. يجب أن يضمن CPOs إمكانية الوصول إلى مجموعة الموردين المفضلين وبياناتهم في الوقت الفعلي لضمان التنفيذ السلس للمصادر الإلكترونية أو أحداث المناقصات.

ومع ذلك، من المهم ألا تدع البيانات الضعيفة تعيق نشر مثل هذه الأنظمة؛ لا يزال بإمكانها تحقيق وفورات كبيرة ومكاسب في الإنتاجية مع المساعدة في نفس الوقت في تحسين جودة البيانات بمرور الوقت، ويمكن أن تساعدك الأدوات على التحرك نحو مستقبل بيانات أكثر نظافة وبأقل جهد، وكلما بدأت في معالجة المشكلة مبكرًا، كلما اقتربت من حلها. .

4. فهم التكوين مقابل التخصيص: تحقيق التوازن الصحيح

يتضمن

• التكلفة:

• المخاطرة:

• التأخير:

من الواضح أن التكوين له أقل تكلفة ومخاطر وتأخير، ولهذا السبب، لن يقدم العديد من مقدمي الخدمات خدمات التخصيص. تأكد أيضًا عندما تفكر في هذا القرار أنك لن ينتهي بك الأمر إلى تكرار عملية العالم القديم التي يمكن تبسيطها على نطاق واسع باستخدام الأداة، ومن المزايا المفيدة لاعتماد هذه الأدوات هي القدرة على رقمنة وتبسيط العمليات اليدوية/العمالية القديمة عمليات مكثفة.

النصيحة المفيدة هي البدء في إنشاء العمليات وسير العمل ببساطة، وإضافة التعقيد والتحكم تدريجيًا بمرور الوقت. تجنب البدء بعمليات/سير عمل مقيدة ومعقدة للغاية، حيث قد يجدها المستخدمون محبطة، ويبحثون عن طرق للتحايل عليها، وينسبون إحباطاتهم بشكل غير صحيح إلى النظام بدلاً من التكوين، قبل أن تعرف أن مشروعك "البسيط" فاشل.

5. تدريب المستخدم واعتماده: تمكين القوى العاملة

يعد تدريب المستخدم واعتماده من العناصر المحورية للنشر الناجح لتكنولوجيا المصادر الإلكترونية. يجب أن يستثمر CPOs في برامج التدريب الشاملة لتمكين القوى العاملة وتعظيم استخدام التكنولوجيا الجديدة. تنفيذ مبادرات التدريب المستمر وإنشاء نظام دعم سهل الاستخدام. أنشئ قنوات للتعليقات لمعالجة مخاوف المستخدمين على الفور، مما يضمن تجربة مستخدم إيجابية تعزز الاعتماد والاستخدام.

من الناحية المثالية، كجزء من معايير اختيار البائعين، يجب على CPOs التركيز على اختيار تقنية سهلة الاستخدام واعتمادها داخل المنظمة، مع الحد الأدنى من المتطلبات والاستثمارات في برامج التدريب.

بالنسبة للفرق التي ليست على دراية بالأدوات، فكر في تقديم الدعم في الموقع. إذا كانت قيود الميزانية تمنع الدعم بدوام كامل في الموقع، فكر في تخصيص يوم أو يومين في الأسبوع في مرحلة ما بعد الزرع - مثل كل يوم ثلاثاء وخميس - حيث يمكن لفريق الدعم المساعدة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها، ودعم المستخدمين الذين يواجهون التحديات، ومشاركة الأفضل الممارسات.

6. تأهيل الموردين والتعاون معهم: تعزيز الشراكات الخارجية

يعد التعاون الناجح مع الموردين عنصرًا مهمًا آخر للنجاح. يجب أن يختار CPOs تقنيات التوريد الإلكتروني التي تعمل على تبسيط عملية تأهيل الموردين والتواصل معهم. التأكيد على أهمية التعاون، وتخصيص الموارد لتثقيف الموردين حول النظام الجديد، والتأكيد على أن التكنولوجيا تسهل التواصل والتعاون في الوقت الفعلي. تسليط الضوء على قصص النجاح التي توضح الفوائد الملموسة الناتجة عن تعزيز العلاقات مع الموردين.

تعامل مع الموردين بشكل استباقي وتواصل معهم بوضوح، مع معالجة ما هو مفيد لهم. تأكد من أن مقدم الخدمة الخاص بك يقدم المواد الداعمة ووثائق التدريب وموارد دعم الدردشة/المساعدة لمساعدته.

7. التحسين المستمر: التكيف مع الاحتياجات المتغيرة

لا يمثل النشر النتيجة بل بداية رحلة مستمرة نحو التحسين. يجب على CPOs إنشاء آليات للتقييم المستمر وتحسين تكنولوجيا التوريد الإلكتروني. قم بتقييم قدرات التكنولوجيا وتكيفك معها بشكل منتظم (على سبيل المثال، يمكن أن يوفر استخدام القوالب الوقت ويتضمن أفضل الممارسات)، وجمع التعليقات من المستخدمين وأصحاب المصلحة، وتنفيذ التحديثات أو التحسينات حسب الضرورة. فكر في اعتماد نظام معياري يسمح بإضافة وحدات متكاملة جديدة مع نمو الثقة والكفاءة، على سبيل المثال، إضافة إدارة العقود بمجرد أن يصبح تحديد المصادر تحت السيطرة. من المهم ملاحظة أن نشر وحدات معينة، مثل إدارة معلومات الموردين، في وقت واحد يمكن أن يكون مفيدًا. اطلب المشورة من مزود الخدمة الخاص بك بشأن الوقت المناسب لتحقيق أقصى قدر من التآزر وتحسين ميزانيتك، أو لا تتردد في الاتصال بنا على

8. القيادة وإدارة التغيير

الجانب الإيجابي هو أن متطلبات إدارة التغيير ضئيلة. ومع ذلك، من أجل النشر الناجح، مثل جميع مبادرات التغيير، من المهم إظهار القيادة والدعم من أعلى إلى أسفل. يعد هذا العرض التوضيحي ضروريًا لنقل الأساس المنطقي للشركة لتبسيط العملية إلى مجتمع المستخدمين، الذي يشمل المشترين والموردين على حدٍ سواء. وفي الوقت نفسه، فإنه ينطوي على معالجة أي مخاوف - سواء كانت حقيقية أو متخيلة! - والتأكيد على الفوائد التي تعود على جميع الأطراف المعنية.

خاتمة

في الختام، يتطلب النشر الناجح لتكنولوجيا التوريد الإلكتروني اتباع نهج استراتيجي وتعاوني يقوده كبار المسؤولين التنفيذيين. من خلال معالجة التحديات مثل مقاومة التغيير، وتعقيدات التكامل، والمخاوف المتعلقة بجودة البيانات، وغيرها، يمكن لمسؤولي المشتريات المركزية أن يمهدوا الطريق لوظيفة الشراء التحويلية. إن تبني عقلية التحسين المستمر والاستفادة من تكنولوجيا التوريد الإلكتروني إلى أقصى إمكاناتها سيساعد المؤسسات على زيادة المنافسة والمدخرات ومكاسب الكفاءة.

نأمل أن تجد ذلك مفيدًا وذو صلة. إذا كنت مهتمًا باستكشاف حلول المصادر الإلكترونية والحلول التقنية لتحسين عمليات الشراء والمشاريع الخاصة بك، فلنتحدث.

شكرا لكم أطيب التحيات،

مارشال.

عن مارشال

مارشال هو أحد مؤسسي TechConnect:ME، ويتمتع بخبرة تزيد عن 13 عامًا في مجال تكنولوجيا المشتريات والخدمات المهنية، بما في ذلك أدوار في بعض من أفضل مزودي تكنولوجيا المشتريات والأبحاث والتحليلات. عمل مارشال في جميع أنحاء الشرق الأوسط وآسيا وأوروبا ويحمل درجات علمية في الرياضيات والاقتصاد.

يمكنك التعرف على مارشال على موقع LinkedIn الخاص به على: