هل الآن هو الوقت المثالي لأتمتة عملية الشراء للدفع (P2P) الخاصة بك؟

مقدمة

هناك اتجاه ملحوظ في دول مجلس التعاون الخليجي نحو فرض الفوترة الإلكترونية حيث تسعى البلدان إلى تعزيز الامتثال وتبسيط العمليات المالية. قادت المملكة العربية السعودية الطريق في عام 2021 بتفويضها بالفوترة الإلكترونية، والآن أعلنت الإمارات العربية المتحدة عن لوائحها الخاصة المقرر أن تدخل حيز التنفيذ في الربع الثاني من عام 2026. ستطبق هذه المبادرة، التي تتضمن إطار PEPPOL (المشتريات العامة عبر الإنترنت في عموم أوروبا)، على كل من المعاملات بين الشركات والمعاملات بين الشركات والحكومة، مما يؤدي إلى توحيد ممارسات الفوترة وتحسين تبادل البيانات. ومن المتوقع أن تحذو دول مجلس التعاون الخليجي الأخرى حذوها قريبًا، يجب على الشركات الاستعداد لهذه التغييرات من خلال النظر في حلول الشراء مقابل الدفع الرقمية الحديثة التي تتجاوز الفوترة الإلكترونية فقط.

من خلال اعتماد أنظمة P2P، يمكن للشركات تحسين عمليات الشراء الخاصة بها من الطلب وحتى الدفع، مما يضمن الامتثال للمعايير التنظيمية المتطورة مع تعزيز الكفاءة الشاملة.

معضلة تخطيط موارد المؤسسات

تختار العديد من المؤسسات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات كحل شامل لاحتياجات أعمالها، بما في ذلك المشتريات. وفي حين تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على توحيد الوظائف الأساسية مثل التمويل والموارد البشرية بشكل فعال، إلا أنها غالبًا ما تفتقر إلى قدرات المشتريات المخصصة اللازمة لإدارة تدفقات عمل الشراء المعقدة بكفاءة ما لم تستثمر في وحدات متخصصة باهظة الثمن. وينطبق هذا بشكل خاص عندما يحتاج الموردون إلى الوصول إلى هذه الأنظمة وقد يضطرون إلى دفع ثمن الوصول و/أو يكافحون للتعامل مع تعقيد هذه الأدوات.

وهنا يأتي دور الحلول المستقلة، التي توفر تجربة مستخدم أكثر سهولة في الاستخدام، وعمليات شراء إلكترونية تشبه واجهات B2C المألوفة، والموافقات الآلية، ومطابقة الفواتير، وإدارة الموردين، وتكامل تخطيط موارد المؤسسات، وفي النهاية استبدال العمليات اليدوية التي تتطلب عمالة كثيفة أو أتمتتها.

مشهد حلول P2P للشركات في دول مجلس التعاون الخليجي

توفر تقنية P2P مجموعة من الخيارات التي تلبي احتياجات الشركات من جميع الأحجام، بما في ذلك التسعير القابل للتطوير والوظائف. يمكن أن يكون تنفيذ نظام P2P طريقة فعالة من حيث التكلفة لتحديث المشتريات دون التعقيد والتكاليف المرتفعة المرتبطة بأدوات ERP/مستوى المؤسسة.

تتضمن العناصر الأساسية لـ P2P ما يلي:

• عمليات طلب الشراء وسير العمل الخاصة بالموافقة:

• إدارة أوامر الشراء (PO):

• مطابقة الفواتير ومعالجتها:

• معالجة الدفع الآلية:

  
  

تتضمن الميزات الإضافية المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الأعمال المختلفة ما يلي:

• إدارة الموردين:

• إدارة الكتالوج:

• رؤية الإنفاق وإعداد التقارير:

• ميزات الامتثال:

فوائد تطبيق نظام P2P لشركات دول مجلس التعاون الخليجي

يمكن لنظام P2P المختار بعناية أن يوفر للشركات في دول مجلس التعاون الخليجي مزايا كبيرة تتجاوز مجرد الأتمتة، مما يؤثر بشكل مباشر على صافي أرباحها. تشمل المزايا الأساسية ما يلي:

• الامتثال للعقد:

• كفاءة محسنة:

• تقليل الأخطاء والامتثال:

• اتخاذ القرارات بناءً على البيانات:

• بناء العلاقات مع الموردين:

• التحكم في التكاليف:

  
  

قائمة التحقق من التنفيذ لشركات دول مجلس التعاون الخليجي

يتضمن تبني نظام P2P عدة اعتبارات أساسية لضمان التوافق مع أهداف العمل والفروق الدقيقة الإقليمية. فيما يلي قائمة مرجعية لتوجيه العملية:

1. تحديد أهداف واضحة:

2. البحث عن حلول ميسورة التكلفة وقابلة للتطوير:

3. تأمين دعم أصحاب المصلحة:

4. التخطيط لنقل البيانات والتدريب:

5. قدرات التكامل:

خاتمة

بالنسبة للشركات في دول مجلس التعاون الخليجي التي تتطلع إلى تحسين عمليات الشراء الخاصة بها، فإن الآن هو الوقت المثالي لتبني حلول P2P بينما تعمل بالتوازي نحو تلبية تشريعات الفوترة الإلكترونية الحالية والمستقبلية.

من خلال اختيار حل P2P المناسب ومواءمته مع المتطلبات الإقليمية، يمكن للشركات تلبية التزاماتها القانونية المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية وفي نفس الوقت تقديم فوائد تشغيلية كبيرة وإطلاق العنان للقيمة المخفية في إنفاق المشتريات الخاصة بك.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد أو تتطلع إلى نشر تقنية P2P، فلنتحدث.

في TechConnect:ME، لدينا عقود من الخبرة في مساعدة الشركات على تغيير خطواتها في عمليات الشراء. اتصل بنا اليوم للدردشة دون التزام حول كيفية مساعدتك، أو لترتيب عرض توضيحي لأدوات الشراء الرقمية الخاصة بنا المصممة لتحسين نتائج الأعمال وحل المشكلات وإطلاق العنان للقيمة المخفية بسرعة.